Die innovative Spesenmanagement-Lösung von Expensya erfüllt die Erwartungen von Cornelsen an ein digitalisiertes, einheitliches und automatisiertes Ausgabenmanagement für alle Gesellschaften des Konzerns. Nach der erfolgreichen Einführung an mehreren Unternehmensstandorten steht nun ein unternehmensweiter Rollout an.
Der Cornelsen Verlag zählt zu den führenden Anbietern von Bildungsmedien im deutschsprachigen Raum. Seit über 75 Jahren lehren und lernen Menschen mit Materialien und Konzepten von Cornelsen. Mit flexiblen, modernen und multimedialen Lösungen ermöglicht es Cornelsen, individuelle Potenziale zu entfalten – von der frühen Kindheit über die Schule bis ins Erwachsenen- und Berufsleben. Dabei übernimmt das Unternehmen gesellschaftliche Verantwortung und setzt auf eine exzellente Verbindung von Didaktik, Inhalten und Technologie.
Cornelsen suchte nach einer innovativen Lösung fürs Spesenmanagement
Als einer der führenden Anbieter von Bildungsmedien im deutschsprachigen Raum beschäftigt Cornelsen derzeit rund 1.300 Mitarbeitenden mit insgesamt 22 verschiedenen Nationalitäten. Eine nicht digitalisierte Ausgabenverwaltung bedeutete in einem Unternehmen dieser Größe mitunter lange und zeitaufwendige Prozesse sowohl für Angestellte als auch für die Finanzverantwortlichen. Gewünscht war deshalb ein neues, automatisiertes und vor allem intuitives Spesenmanagement-Tool zur unternehmensweiten Abschaffung abstimmungsintensiver Papierprozesse.
Bereits bei der ersten Vorführung der Lösung von Expensya waren die Finanzbuchhaltungsverantwortlichen bei Cornelsen von dem Potenzial der vorgestellten Spesenmanagement-Lösung begeistert. Vor allem das breite Funktionsspektrum und die intuitive Benutzeroberfläche waren ein deutliches Unterscheidungsmerkmal von Expensya im Vergleich zu anderen Anbietern.
Eine maßgeschneiderte Implementierung als Grundstein des Projekts
Cornelsen hat die Lösung von Expensya gleich in mehreren Gesellschaften eingeführt, startete zunächst aber mit einer Pilotgruppe, bevor das Tool unternehmensweit ausgerollt wurde. Dadurch konnten sich Nutzer und Nutzerinnen langsam an das neue Tool gewöhnen und die Funktionen ausgiebig testen. Für jede Projektphase gab es von Beginn an einen klar definierten Projektplan mit verbindlichen Meilensteinen. Dies förderte den kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen Cornelsen und Expensya und ermöglichte den reibungslosen Abschluss der einzelnen Projektphasen. Zur Gewährleistung einer unproblematischen unternehmensweiten Systemumstellung bereitete Expensya zudem diverse Dokumentationen zur Datensammlung und -integration auf.
Die gute Erreichbarkeit und die hohe Zuverlässigkeit von Expensya über den gesamten Implementierungsprozess wurden von Cornelsen besonders geschätzt: „Wir hatten von Beginn an einen engagierten und kompetenten Projektleiter an der Seite. Der Projektplan war gut strukturiert und wurde wie geplant umgesetzt“, kommentiert Nina Holzberg-Langheim, Programm-Managerin bei Cornelsen.
Transparenz, Zeiteinsparung und Innovation
Seit Cornelsen Reisekostenabrechnungen mit der Expensya-Lösung verwaltet, konnten die Ausgabenprozesse im ganzen Unternehmen vereinheitlicht und beschleunigt werden. Mit der Lösung kann klar nachvollzogen werden, bei welcher Abteilung welcher Beleg gerade liegt und welche Genehmigung noch aussteht. Diese transparenten Workflows schätzt nicht nur die Finanzbuchhaltung von Cornelsen, sie sind auch für die Vorgesetzten und Geschäftsreisenden von Vorteil.
Vor allem mit der OCR-Technologie von Expensya macht Cornelsen den entscheidenden Schritt hin zur automatisierten Reisekostenabrechnung: Die Prüfung von Abrechnungen und die Ausgabenerfassung sind mit Expensya wesentlich schneller und übersichtlicher, wodurch Cornelsen bis zu 30 Prozent Zeit einsparen kann.
Ein zusätzlicher Vorteil der neuen Lösung liegt im Bereich der Konformität der Ausgaben mit den konzernweiten Reisekostenrichtlinien. Diese konnte Cornelsen in die Expensya-Lösung integrieren, was die intuitive Benutzerführung und die Transparenz der Genehmigungs-Workflows fördert: Das Unternehmen kann jederzeit und ohne viel Aufwand nachvollziehen, welche Kosten für eine spezifische Reise oder Ausgabenkategorie anfielen.
Perspektiven für die Zukunft
Mit Expensya hat sich der Arbeitsalltag rund um Spesen und Auslagen bei Cornelsen vereinfacht. Dank der automatischen Ausgabenerfassung mit Expensyas OCR+ Technologie optimiert und digitalisiert Cornelsen seine Prozesse rund um die Spesenabrechnung. Darüber hinaus konnte Cornelsen die Papierlast mit Expensya und der gesetzeskonformen Archivierung drastisch reduzieren.
Heute nutzt Cornelsen Expensya erfolgreich für mehrere Gesellschaften und konnte dadurch seine Systeme und Prozesse in der Buchhaltung automatisieren. Mit Expensya laufen alle Schritte der Reisekostenerfassung und -abrechnung über eine Plattform. Bei Cornelsen haben dadurch alle Mitarbeitenden der unterschiedlichen Gesellschaften gleichermaßen Zugriff auf das digitale Tool zur Reisekostenverwaltung. Geschäftsausgaben können dadurch unternehmensweit transparent verwaltet und abgebildet werden.
Die Entscheidung für Expensya fiel bewusst mit der klaren Vision, die neue Lösung von der „einfachen“ Reisekostenabrechnung auf das komplette Geschäftsausgabenmanagement auszudehnen. „Expensya bietet uns das Potenzial, auch weitere Auslagen perspektivisch über die Plattform zu verwalten. So können wir uns schrittweise von externen Tools lösen und unsere Ausgabenverwaltung von A bis Z auf Expensya zentralisieren“, sagt Brigitte Niethammer, Leiterin der Finanzbuchhaltung bei Cornelsen, abschließend.
