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Der Unterschied zwischen VoIP und Unified Communications

Laut aktueller Marktdaten nutzen inzwischen die meisten Unternehmen Voice-over-IP als Standard für ihre Sprachkommunikation. Bezogen werden solche VoIP-Dienste dabei entweder durch lokale Internetanbieter oder VoIP-Dienstleister. Doch mit VoIP bleiben die Anforderungen von Organisationen längst nicht stehen. Dementspreched steigt stetig der Funktionsumfang, mit welchen Telefonanlagen-Hersteller um die Innovationsführerschaft auf dem Markt modernster Kommunikationslösungen wetteifern. Hier kommt Unified Communications ins Spiel. Längst geht es nicht mehr darum, nur smarte Telefonielösungen umzusetzen – Kommunikation wird zu einem komplexen System unterschiedlichster Kommunikationskanäle, Anspruchsgruppen, Anwendungen und Geräte.

Wie grenzen sich also VoIP und UCaaS voneinander ab?

Ein VoIP-System bietet im Allgemeinen nur Sprachdienste für ein- und ausgehende Anrufe sowie mehr oder weniger spezifische Berichte. Vollständig integrierte Unified Communications-Lösungen hingegen umfassen eine völlig neue Plattform aus Tools zur Stärkung der Unternehmenskommunikation.

Während VoIP sich als klar definiertes Kommunikationsprotokoll definiert, repräsentiert Unified Communications ein Wechselspiel aus multifunktionaler Kommunikationmethoden, darunter Web, Chat, Videokonferenzen, Präsenzanzeige, Screen Sharing, Helpdesk sowie die Integration mit CRM-Systemen und Software von Drittanbietern. Dabei ist das System offen und ermöglicht jederzeit eine Einbindung neuer innovativer Protokolle und Technologien für einen zuverlässigen und sicheren Austausch, wie beispielsweise WebRTC.  Nicht umsonst spricht man daher von einer “wahren Revolution im Kommunikationssektor”.

VoIP: klassische Funktionen

VoIP ist ein digitaler Telefondienst, der das Internet für den Transport und die Bereitstellung von Kommunikation verwendet. Sie können hiermit Anrufe per Internetverbindung tätigen oder empfangen – entweder über ein wie in den meisten traditionellen Arbeitsumgebungen übliches Telefon oder per Softphone, also eine software-basierte Anwendung. Per Softphone lassen sich Anrufe über ein mit dem Desktop, Laptop oder Smartphone verbundenen Headset genau wie mit einem normalen Telefon tätigen oder entgegennehmen.

VoIP-Systeme umfassen oft eine ähnliche Austattung wie herkömmliche Telefonsysteme, doch sie bieten im Vergleich zur klassischen Telefonie eine Reihe erweiterter Funktionen. Es lassen sich Mailbox-Nachrichten empfangen und abhören oder Anrufe an die Nebenstelle eines Kollegen weiterleiten, wenn jemand nicht verfügbar ist, das Gespräch selbst entgegen zu nehmen. Weitere Funktionalitäten von VoIP sind IVRs, Warteschleifen, Anrufberichte, Anrufsteuerung, Sprache-zu-Text, Mobilität und die Portabilität von Anrufen.

Unified Communications: zusätzliche Funktionalität

Die erste Einschränkung, welche mit einer reinen VoIP-Lösung einher geht, ist das Fehlen einer Videokonferenz-Lösung. Mit dem Wechsel auf Unified Communications können Unternehmen auch indviduelle Videoanrufe oder Gruppen-Videokonferenzen – unterstützt von vielerlei kollaborativen Werkzeugen – durchführen. Dies mag für kleinere Unternehmen überflüssig erscheinen, jedoch kommen Videoanrufe oft ins Spiel, sobald das Unternehmen wächst oder sich der Wirkungskreis auf verschiedene Standorte und überregionale Märkte erweitert. Sie erreichen hiermit hunderte Teilnehmer gleichzeitig und können mit diesen – individuell oder gemeinschaftlich – Ihren Bildschirm oder Dokumente teilen.

Dank Unified Communications können sich Ihre Mitarbeiter darüber hinaus mit Kollegen im Büro oder an entfernten Standorten per Chatnachrichten austauschen. Wofür das notwendig ist? Im Vergleich zum traditionellen Kommunikationsmedium E-Mail lassen sich per Chat schneller Absprache treffen oder Probleme lösen. Der Umgangston ist darüber hinaus eher formlos und ungezwungen. Mit 3CX V16 ist es übrigens auch möglich,  Chats, Sprachanrufe und Videokonferenzen direkt in Ihre Website zu integrieren, um Collaboration Tools auch Ihren (potenziellen) Kunden zu bieten.

Integration mit CRMs und ERPs

Doch der wahrscheinlich wichtigste Aspekt einer Unified Communications Plattform ist deren Fähigkeit, auch Drittlösungen zu integrieren und so die Extraktion und den Export von Daten unter verschiedenen Anwendungen zu optimieren. Zum Beispiel verbessert die Integration mit CRM-Anwendungen einen raschen Zugriff auf Informationen und Historie eines Kunden gleich im Zuge dessen Anrufs. Während des Gesprächs lassen sich direkt im SalesforcePanel sowie auf anderen CRM-Oberflächen sämtliche Interaktionen mit dem Kunden einsehen und um weitere Notizen ergänzen. Auch Produktivitäts-steigernde Anwendungen wie Google Contacts  oder Microsoft Office 365 lassen sich direkt in die Plattform integrieren.

Fazit

Es besteht keine Notwendigkeit, zwischen VoIP oder Unified Communications zu unterscheiden. Die eigentliche Frage ist vielmehr, welches Level von Kommunikation Unternehmen anstreben, um ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen und wer ihnen hierfür die geeigneten Technologien und Service bietet, diese umzusetzen. Wem hier die Kapazitäten oder das Know-how fehlt, der kann die Verwaltung und Kontrolle seiner Kommunikationsplattform als Unified Communications as a Service (UCaaS) auch in die Serverumgebung oder Cloud eines Resellers outsourcen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was genau sich hinter UCaaS verbirgt und und warum sich dieses Modell für Unternehmen lohnt.

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