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Ottimizzare le comunicazioni aziendali nella “nuova normalità”

Il coronavirus è stato foriero di una rivoluzione del modo di vivere e lavorare della maggior parte di noi. Nelle aziende le cui attività si svolgono primariamente in ufficio, la comunicazione via telefono e video si è rivelata essenziale per rimanere in contatto con colleghi e clienti pur lavorando da casa.

Per soddisfare le esigenze della forza lavoro remota, molte aziende hanno dovuto adeguare strumenti e tecnologie in uso, integrando nuove soluzioni per le videoconferenze e applicazioni per garantire l’interazione tra i dipendenti.

Con il proseguimento dei lockdown in tutta Europa, sembra che resteremo in contatto virtuale ancora per un po’. Requisito fondamentale a tale scopo è possedere una buona infrastruttura domestica. Qualsiasi soluzione temporanea messa in atto dai datori di lavoro durante il primo lockdown richiede ora un approccio più ponderato.

La sfida posta dalla distanza

“Dal recente sondaggio condotto tra i nostri clienti e partner per meglio comprendere come si sono adattati a questa “nuova normalità” sono emerse numerose problematiche in materia di telecomunicazioni”, spiega Fabio Albanini Head of International Sales, EMEA e Managing Director di Snom Italia.

I fattori di stress più ricorrenti fanno capo alla tecnologia in uso. La scarsa qualità audio e la lentezza delle linee sono state spesso menzionate come impedimento primario alla conduzione serena delle attività da casa. Una problematica familiare a tutti coloro che hanno sperimentato in prima persona ritardi audio durante una conferenza telefonica o la perdita della connessione in un momento cruciale.

Anche il carente rispetto di una certa etichetta durante le conferenze audio/video è stato annoverato tra gli elementi più spiacevoli – dal fastidioso rumore di fondo generato da interlocutori che dimenticano di auto-silenziarsi alle conversazioni parallele tra colleghi durante la stessa chiamata.

A fronte del prolungato ricorso all’home-office e dell’affermarsi di un modello di lavoro più flessibile che probabilmente ci accompagnerà anche in futuro, occorre valutare strumenti già presenti sul mercato, che possano rendere la comunicazione a distanza remota più semplice ed efficiente, azzerando alcune di queste problematiche.

Trovare soluzioni

Molte aziende sono già ben equipaggiate per gestire il lavoro remoto. Ma per quelle che non lo sono – o per quelle che sono insoddisfatte di come funzionano attualmente le cose- l’adozione di una strategia di comunicazione unificata, che integri telefonia, video e audioconferenze oltre a strumenti di messaggistica istantanea e posta elettronica, è la chiave per l’efficienza.

Sebbene sia stata dedicata maggior attenzione alla disponibilità di laptop e smartphone per i dipendenti negli uffici domestici, il telefono da tavolo presente sulle scrivanie aziendali non andrebbe trascurato. Baluardo negli uffici, può svolgere egregiamente le stesse funzioni anche tra le mura domestiche, quale parte integrante del mix di comunicazione audio/video.

Configurabili per un impiego a distanza, i telefoni da tavolo garantiscono la reperibilità diretta degli addetti al recapito aziendale oltre che accesso alla rubrica aziendale e alla propria lista dei contatti preferiti per le chiamate rapide.

Ma non solo, poiché i telefoni da scrivania dispongono di microfoni e altoparlanti più performanti di quelli che si possiamo trovare su uno smartphone, gli utenti beneficiano di un’esperienza audio qualitativamente superiore. Se si desidera evitare i momenti di imbarazzo dovuti a improvvise flessioni della trasmissione audio, questa potrebbe essere la scelta giusta.

Le basi del tuo home office

E’ sorprendente quanto sia facile ed economico avvalersi di un’infrastruttura di qualità tra le mura domestiche adottando giusto un paio di strumenti di comunicazione dedicati.

I telefoni da tavolo IP possono essere facilmente riutilizzati a casa usando una rete privata virtuale (VPN), che permette di accedere in modo sicuro ai server dell’azienda. Una volta collegato al router domestico, è possibile rispondere alle chiamate proprio come si farebbe in ufficio.

E’ sufficiente aggiungere un dispositivo vivavoce da conferenza connesso al telefono o al PC tramite chiavetta USB e le audio / videoconferenze diventano un piacere. E se ci si vuole muovere liberamente mentre si parla senza scendere a compromessi con la qualità audio, basta collegare al telefono delle cuffie DECT wireless.

In un contesto storico in cui la qualità, la stabilità, l’affidabilità e la sicurezza della tecnologia sono fondamentali, disporre di strumenti di comunicazione in cui tutte queste qualità trovano riscontro fa un’enorme differenza in termini di esperienza di lavoro a distanza, sia per le aziende sia per i dipendenti.

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